Kişisel Verilerin Korunması ŞENTÜRK ÇALIK EĞİTİM KÜLTÜR SOSYAL YARDIM VAKFI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI İÇİNDEKİLER 1. AMAÇ 2. KAPSAM 3. TANIM VE KISALTMALAR 4. ROL VE SORUMLULUKLAR 4.1. Yönetim Kurulu 4.2. Hukuk Müşavirliği 4.3. Bilgi İşlem Direktörlüğü 5. HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜKLER 5.1. Aydınlatma yükümlülüğümüz 5.2. Veri güvenliğini sağlama yükümlülüğümüz 6. KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI 6.1. Kişisel Veriler 6.2. Özel Nitelikli Kişisel Veriler 6.3. Kişisel Verilere İlişkin Kategoriler 7. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ 7.1. Kişisel Verileri İşleme İlkelerimiz 7.1.1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme 7.1.2. Kişisel verilerin doğruluğunu ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama 7.1.3. Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme 7.1.4. Kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması 7.1.5. Kişisel verilerin kanuni düzenlemelerde öngörülen süreler veya meşru menfaatlerimizin gerektirdiği süre boyunca saklanması 7.2. Kişisel veri işleme amaçlarımız 7.3. Kişisel verilerin ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi 7.3.1. Kişisel verilerin açık rıza alınması yoluyla işlenmesi 7.3.2. Kişisel verilerin işlenmesinde açık rızanın aranmadığı hukuka uygunluk nedenleri 7.3.3. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi 7.3.3.1. Kişisel sağlık verilerinin işlenmesi 7.4. İnternet sitelerimizde yer alan çerezler üzerinden toplanan kişisel verilerin işlenmesi 7.5. Mobil uygulama üzerinden kişisel verilerin işlenmesi 7.6. Kablosuz ağa erişim kapsamında toplanan kişisel verilerin işlenmesi 7.7. İnsan kaynakları ve istihdam amaçlarıyla toplanan kişisel verilerin işlenmesi 7.8. Vakıf’a bağlı iktisadi işletmeler tarafından işlenmekte olan verilerin Vakıf tarafından işlenmesi 7.9. Bağış ve gönüllülük faaliyetleri kapsamında kişisel verilerin işlenmesi 7.9.1. Bağışa davet amacıyla sosyal medya platformlarında kişisel verilerin paylaşılması 7.10. Genel güvenliğin sağlanması kapsamında kişisel verilerin işlenmesi 7.11. Çağrı merkezi hizmetleri kapsamında kişisel verilerin işlenmesi 8. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI 8.1. Kişisel verilerin yurtiçine aktarımı 8.2. Kişisel verilerin yurtdışına aktarımı 8.3. Şentürk Çalık Vakfı tarafından kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişiler 8.4. Kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarılmasını sağlamak için aldığımız tedbirler 8.4.1. Teknik tedbirler 8.4.2. İdari tedbirler 9. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI 9.1. Kişisel verilerin mevzuatta öngörülen süre veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanması 9.2. Kişisel verilerin saklanmasına ilişkin aldığımız tedbirler 9.2.1. Teknik Tedbirler 9.2.2. İdari Tedbirler 11. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VEYA ANONİM HALE GETİRİLMESİ 11. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ 11.1. Kişisel verilerin güvenliğine ilişkin yükümlülüklerimiz 11.2. Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek için aldığımız tedbirler 11.3. Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek için alınan teknik ve idari tedbirler 11.4. Kişisel verilerin hukuka aykırı ifşası durumunda aldığımız tedbirler 12. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI 12.1. Kişisel verilere ilişkin hakların kullanılması Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır. 12.2. Başvurunun değerlendirilmesi 12.2.1. Başvurunun cevaplandırılma süresi 12.2.2. Başvuruyu reddetme hakkımız 12.3. Başvurunun değerlendirilme usulü 12.4. Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikayet hakkı 13. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI 14. GÜNCELLEME SIKLIĞI 15. YÜRÜRLÜLÜK 16. YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI 1. AMAÇ Şentürk Çalık Eğitim Kültür Sosyal Yardım Vakfı ("Şentürk Çalık Vakfı”) olarak, bağışçılarımız, hastalarımız ile yakınları ve refakatçileri, çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, gönüllülerimiz, ziyaretçilerimiz, iş bağlantılarımız, müşterilerimiz, internet sitemizi ziyaret eden kullanıcılarımız ve sair üçüncü kişiler dahil gerçek kişilerin kişisel verilerinin, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve insan haklarına ilişkin ülkemizin tarafı olduğu uluslararası sözleşmeler ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK”) başta olmak üzere, ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesi ve verisi işlenen ilgili kişilerin haklarını etkin şekilde kullanmasının sağlanması önceliğimizdir. Bu nedenle, sayılanlarla sınırlı olmamak üzere; bağışçılarımızın, hastalarımızın, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, gönüllülerimizin, ziyaretçilerimizin, iş bağlantılarımızın, müşterilerimizin, internet sitemizi ziyaret eden kullanıcılarımızın ve sair üçüncü kişilerin faaliyetlerimiz sırasında edindiğimiz kişisel verilerine ilişkin işlemeleri Şentürk Çalık Vakfı Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’na ("Politika”) göre gerçekleştirmekteyiz. Kişisel verilerin korunması ve kişisel verileri toplanan gerçek kişilerin temel hak ve hürriyetlerinin gözetilmesi kişisel verilerin işlenmesine ilişkin politikamızın temel prensibidir. Bu nedenle kişisel verilerin işlendiği tüm faaliyetlerimizi, özel hayatın gizliliğinin korunması, haberleşmenin gizliliği, düşünce ve inanç özgürlüğü ve etkili kanun yollarını kullanma haklarını gözeterek sürdürmekteyiz. Kişisel verilerin korunması için mevzuat ve güncel teknolojiye uygun şekilde, ilgili verinin niteliğinin gerektirdiği tüm idari ve teknik koruma tedbirlerini almaktayız. İşbu Politika, faaliyetlerimiz sırasında toplanan kişisel verilerin KVKK’da anılan ilkeler çerçevesinde işlenmesine (örneğin saklanması, aktarılması ve silinmesi ya da anonim hale getirilmesine) dair izlediğimiz yöntemleri açıklamaktadır. 2. KAPSAM Bağışçılarımıza, hastalarımıza, çalışanlarımıza, çalışan adaylarımıza, gönüllülerimize, ziyaretçilerimize, iş bağlantılarımıza, müşterilerimize, internet sitemizi ziyaret eden kullanıcılarımıza ve sair üçüncü kişilere ait kişisel veriler dahil olmak üzere Şentürk Çalık Vakfı tarafından işlenen tüm kişisel veriler işbu Politika’nın kapsamındadır. Politikamız, Şentürk Çalık Vakfı ve Şentürk Çalık Vakfı’na bağlı iktisadi işletmeler bünyesinde kişisel verilerle alakalı bütün işleme faaliyetleri için uygulanmakta olup, KVKK ve kişisel verilere ilişkin diğer mevzuat ve bu alandaki uluslararası standartlar gözetilerek ele alınmış ve hazırlanmıştır. 3. TANIM VE KISALTMALAR İşbu politika kapsamında; 3.1. Şentürk Çalık Vakfı: Şentürk Çalık Eğitim Kültür Sosyal Yardım Vakfı ve Vakıf’a bağlı iktisadi işletmeleri, 3.2. Vakıf’a bağlı iktisadi işletmeler: Şentürk Çalık Eğitim Kültür Sosyal Yardım Vakfı İktisadi İşetmesi’ni (Mersis Nu.: 0809085547500001), 3.3. Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye ve özgür iradeye dayanan, tereddüde yer bırakmayacak açıklıkta, sadece o işlemle sınırlı olarak verilen onayı, 3.4. Anonim hale getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini, 3.5. Çalışan: Şentürk Çalık Vakfı personelini, 3.6. Çalışan adayı:  Şentürk Çalık Vakfı’na iş başvurusunda bulunmuş olan kişileri, 3.7. Kişisel veri sahibi (İlgili Kişi): Kişisel verisi işlenen gerçek kişileri, 3.8. Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi, 3.9. Özel nitelikli kişisel veri: Kişilerin, ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi, veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti, ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri, 3.10. Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi, 3.11. Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi, 3.12. Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişiyi, 3.13. KVK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu, 3.14. KVK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nu, 3.15. KVKK: 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu ve 3.16. Politika:  Şentürk Çalık Vakfı Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nı ifade eder. 4. ROL VE SORUMLULUKLAR 4.1. Yönetim Kurulu İşbu Politika Yönetim Kurulu tarafından onaylanmıştır. Politika’nın oluşturulmasının, uygulanmasının ve gerektiğinde güncellenmesinin sağlanması konusunda yetkili onay mekanizmasıdır. 4.2. Hukuk Müşavirliği İ şbu Politika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi ve güncellenmesinden, Bilgi İşlem Direktörlüğü ile birlikte Hukuk Müşavirliği sorumludur. Hukuk Müşavirliği bu Politika’yı gerektiğinde güncelliği ve geliştirme ihtiyaçları açısından değerlendirir. 4.3. Bilgi İşlem Direktörlüğü İ şbu Politika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi ve güncellenmesinden, Hukuk Müşavirliği, ile birlikte Bilgi İşlem Direktörlüğü sorumludur. Bilgi İşlem Direktörlüğü işbu Politika’yı gerektiğinde güncelliği ve geliştirme ihtiyaçları açısından değerlendirir. Hazırlanan dokümanın Vakıf’a ait internet sitesi veya sitelerinde yayınlanması Bilgi İşlem Bölüm Yöneticisi’nin sorumluluğundadır. 5. HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜKLER Veri sorumlusu olarak kişisel verilerin korunması ve işlenmesi kapsamındaki hukuki yükümlülüklerimiz aşağıda sıralanmaktadır 5.1. Aydınlatma yükümlülüğümüz Veri sorumlusu olarak kişisel verileri toplarken; - Kişisel verilerinizin hangi amaçla işleneceği, - Kimliğimiz, varsa temsilcimizin kimliğine ilişkin bilgiler, - İşlenen kişisel verilerinizin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, - Verileri toplama yöntemimiz ve hukuki sebebi ve - Kanundan doğan haklar hususlarında ilgili kişiyi aydınlatma yükümlülüğümüz bulunmaktadır. Şentürk Çalık Vakfı olarak, kamuoyuna açık olan işbu Politika’nın açık, anlaşılır ve kolay erişilebilir olmasına özen göstermekteyiz. 5.2. Veri güvenliğini sağlama yükümlülüğümüz Veri sorumlusu olarak uhdemizde bulunan kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için mevzuatta öngörülen idari ve teknik tedbirleri almaktayız. Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler ve alınan tedbirler işbu Politika’nın 11. bölümünde detaylandırılmaktadır. 6. KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI 6.1. Kişisel Veriler Kişisel verilerin korunması sadece gerçek kişiler ile ilgili olup tüzel kişilere ait, içerisinde gerçek kişiye ilişkin bilgi içermeyen bilgiler kişisel veri koruması dışında bırakılmıştır. Bu nedenle işbu Politika tüzel kişilere ait verilere uygulanmaz. 6.2. Özel Nitelikli Kişisel Veriler Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları ile kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyelikleri, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir. 6.3. Kişisel Verilere İlişkin Kategoriler Vakıf faaliyetlerimiz kapsamında aşağıda yer alan verilerinizi toplamaktayız: 1. Kimlik Bilgileri 2. İletişim Bilgileri 3. Aile Bireylerine Ait Bilgiler 4. Mali Veriler 5. Özlük Verileri 6. Diğer Veriler Veri Kategorisi Kimlik Bilgileri Açıklama Kişinin kimliğinin belirlenmesine ilişkin verilerdir. Kimden toplanır? Kimlik bilgilerini; bağışçılarımızdan, çalışan adaylarımızdan, çalışanlarımızdan, hasta ve hasta yakınlarımızdan, müşterilerimizden, iş bağlantılarımızdan, müşterilerimizden, tüketicilerimizden ve iş birliği yaptığımız üçüncü kişilerden toplamaktayız. İçerik İsim, soy isim, T.C. kimlik numarası, pasaport numarası, araç plaka bilgisi ve kimlik fotokopisi gibi verilerdir. Verinin toplanma amacı Bağışçılarımızın kimlik bilgilerini tabi olduğumuz mevzuat gereği ve bağışçılara bağış makbuzu düzenlenmesi amacıyla toplamaktayız. Çalışan adaylarımızın kimlik bilgilerini başvurulan pozisyona yönelik insan kaynakları faaliyetlerini yürütmek amacıyla toplamaktayız. Çalışanlarımızın kimlik bilgilerini çalışma ve s o s y a l g ü v e n l i k m e v z u a t ı g e r e ğ i kaydetmekle yükümlüyüz. Hasta ve hasta yakınlarımızın kimlik bilgilerini tabi olduğumuz mevzuat gereği ve sağlık hizmetlerini yerine getirmek amacıyla toplamaktayız. Müşterilerimizin kimlik bilgilerini tabi olduğumuz mevzuat gereği ve destek hizmeti sağlamak amacıyla toplamaktayız. Tedarikçi, alt yüklenici ve benzeri iş ilişkisi içerisinde bulunduğumuz kişilerin kimlik b i l g i l e r i n i , t i c a r i g e r e k l i l i k v e yükümlülüklerimiz ile varsa sözleşmelerdeki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için toplamaktayız. Verinin toplanmasının hukuki nedeni Söz konusu verilerin toplanmasının temel nedeni ilgili mevzuattaki yükümlülüklerdir. Ayrıca, ilgili kişilerle aramızdaki sözleşme ilişkisi nedeniyle de kimlik bilgilerini toplamaktayız. Kimi zaman meşru menfaatlerimiz ve benimsediğimiz Vakıf ilkelerimiz gereğince kimlik bilgilerini toplamaktayız. Veri toplama yöntemi Verileri basılı formlar aracılığıyla, kimi zaman da doğrudan elektronik ortamdaki formlar, telefon ve GSM vasıtasıyla toplamaktayız. Veri Kategorisi İletişim Bilgileri Açıklama Kişi ile iletişim kurulmasını sağlayan kişisel verilerdir. Kimden toplanır- Kimlik bilgilerini; bağışçılarımızdan, çalışan adaylarımızdan, çalışanlarımızdan, hasta ve hasta yakınlarımızdan, müşterilerimizden, iş bağlantılarımızdan, tüketicilerimizden ve iş birliği yaptığımız üçüncü kişilerden toplamaktayız. İçerik Elektronik posta adresi, ikametgah adresi, ev telefonu numarası, ev faksı numarası, cep telefonu numarası gibi verilerdir. Verinin toplanma amacı Bağışçılarımızın iletişim bilgilerini tabi olduğumuz mevzuat gereği ve yapılan bağış hakkında bilgilendirme yapılması gibi amaçlarla toplamaktayız. Çalışan adaylarımızın kimlik bilgilerini başvurulan pozisyona yönelik insan kaynakları faaliyetlerini yürütmek amacıyla toplamaktayız. Çalışanlarımızın iletişim bilgilerini çalışma ve s o s y a l g ü v e n l i k m e v z u a t ı g e r e ğ i kaydetmekle yükümlüyüz. Hasta ve hasta yakınlarımızın iletişim bilgilerini tabi olduğumuz mevzuat gereği ve sağlık hizmetlerini yerine getirmek amacıyla toplamaktayız. Müşterilerimizin iletişim bilgilerini tabi olduğumuz mevzuat gereği ve destek hizmeti sağlamak amacıyla toplamaktayız. Tedarikçi, alt yüklenici ve benzeri iş ilişkisi içerisinde bulunduğumuz kişilerin iletişim bilgilerini ticari gereklilik ve yükümlülüklerimiz ile varsa sözleşmelerdeki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için toplamaktayız. Verinin toplanmasının hukuki nedeni Söz konusu verilerin toplanmasının temel nedeni ilgili mevzuattaki yükümlülüklerdir. Ayrıca, ilgili kişilerle aramızdaki sözleşme ilişkisi nedeniyle de iletişim bilgilerini toplamaktayız. Kimi zaman meşru menfaatlerimiz ve benimsediğimiz Vakıf ilkelerimiz gereğince iletişim bilgilerini toplamaktayız. Veri toplama yöntemi Verileri basılı formlar aracılığıyla, kimi zaman da doğrudan elektronik ortamdaki formlar, telefon ve GSM vasıtasıyla toplamaktayız. Veri Kategorisi Aile Bireylerine Ait Bilgiler Açıklama İlgili kişinin aile bireylerine ait kişisel verilerdir. Kimden toplanır- Aile bireylerine ait verileri; çalışan adaylarımızdan, çalışanlarımızdan, hasta ve hasta yakınlarımızdan toplamaktayız. İçerik Aile bireylerinin ismi, soy ismi, T.C. kimlik numarası, fotoğrafı, medeni durum bilgisi, ev ve iş adresi, cep telefonu numarası, faks numarası, ev telefonu numarası, posta ve elektronik posta adresi gibi verilerdir. Verinin toplanma amacı Çalışan adaylarımızın aile bireylerine ait bilgilerini iş başvurularını değerlendirmek için toplamaktayız. Çalışanlarımızın aile bireylerine ait bilgileri çalışma ve sosyal güvenlik. mevzuatı gereği kaydetmekle yükümlüyüz. Hasta ve hasta yakınlarımızın aile bireylerine ait bilgileri tabi olduğumuz mevzuat gereği ve sağlık hizmetlerini yerine getirmek amacıyla toplamaktayız. Verinin toplanmasının hukuki nedeni Söz konusu verilerin toplanmasının temel nedeni ilgili mevzuattaki yükümlülüklerdir. Ayrıca, ilgili kişilerle aramızdaki sözleşme ilişkisi nedeniyle de aile bireylerine ait bilgileri toplamaktayız. Kimi zaman meşru menfaatlerimiz ve benimsediğimiz Vakıf ilkelerimiz gereğince örneğin; acil durumlarda iletişime geçmek gibi amaçlarla bu verileri toplamaktayız. Veri toplama yöntemi Verileri basılı formlar aracılığıyla, kimi zaman da doğrudan elektronik ortamdaki formlar, telefon ve GSM vasıtasıyla toplamaktayız. Veri Kategorisi Mali Veriler Açıklama Banka hesap bilgileri, kredi kartı bilgileri, fatura bilgileri gibi verilerdir. Kimden toplanır- Mali bilgileri; bağışçılarımızdan, çalışan adaylarımızdan, çalışanlarımızdan, hasta ve hasta yakınlarımızdan, iş bağlantılarımızdan, müşterilerimizden ve tüketicilerimizden toplamaktayız. İçerik Ücret, maaş, banka hesap, kredi kartı, fatura bilgileri ve vergi numarası gibi verilerdir. Verinin toplanma amacı Bağışçılarımızın mali bilgilerini sponsorluk faaliyeti kapsamında toplamaktayız. Gerek çalışanlarımızın gerekse de çalışan adaylarımızın mali bilgilerini çalışma ve sosyal güvenlik mevzuatı gereği kaydetmekle yükümlüyüz. Hasta ve hasta yakınlarımızın mali bilgilerini fatura düzenlenmesi amacıyla toplamaktayız. Müşteri, tedarikçi, alt yüklenici ve benzeri iş ilişkisi içerisinde bulunduğumuz kişilerin mali b i l g i l e r i n i i s e t i c a r i g e r e k l i l i k v e yükümlülüklerimiz ile varsa sözleşmelerdeki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için toplamaktayız. Verinin toplanmasının hukuki nedeni Söz konusu verilerin toplanmasının temel nedeni ilgili mevzuattaki yükümlülüklerdir. Ayrıca, ilgili kişilerle aramızdaki sözleşme ili ş k i s i n e d e n i y l e d e m a l i b i l g i l e r i toplamaktayız. Kimi zaman meşru menfaatlerimiz ve benimsediğimiz Vakıf ilkelerimiz gereğince örneğin; iş birliği yaptığımız banka veya diğer finansal kurumların sağladığı kampanyalara veya promosyonlara çalışanlarımızı dahil etmek gibi amaçlarla mali bilgileri toplamaktayız. Veri toplama yöntemi Verileri basılı formlar aracılığıyla, kimi zaman d a d o ğ r u d a n e l e k t r o n i k o r t a m d a k i formlar, telefon ve GSM vasıtasıyla toplamaktayız. Veri Kategorisi Özlük Verileri Açıklama İ ş i l i ş k i s i n i n s o r u n s u z b i r ş e k i l d e sürdürülebilmesi için gerekli bilgilerdir. Kimden toplanır- Özlük verilerini; çalışanlarımızdan ve çalışan adaylarımızdan toplamaktayız. İçerik Pozisyon/unvan bilgisi, diploma ve sertifikalar, çalışma geçmişi ve detayları, önceki iş yerinden alınan bonservis/hizmet/ çalışma belgesi, öz geçmiş, eğitim durumu, çalışan hakkında yapılan resmi yazışmalar, SGK işe giriş bildirgesi, SGK işten ayrılış bildirgesi, kan grubu, sağlık raporu, adli sicil kaydı, engelli raporu, periyodik muayene raporu, eski hükümlü raporu, askerlik durum bilgisi gibi verilerdir. Verinin toplanma amacı Çalışanların ve çalışan adaylarının verilerini kendileri ile yaptığımız hizmet sözleşmesi, tabi olduğumuz mevzuat ve meş ru menfaatlerimiz gereği toplamaktayız. Verinin toplanmasının hukuki nedeni Söz konusu verilerin toplanmasının temel nedeni ilgili mevzuattaki yükümlülüklerdir. Ayrıca, ilgili kişilerle aramızdaki sözleşme ilişkisi nedeniyle de özlük bilgileri toplamaktayız. Kimi zaman meşru menfaatlerimiz ve benimsediğimiz Vakıf ilkelerimiz gereğince örne ğ i n ; ç a l ı ş a n a d a y l a r ı n ı u y g u n pozisyonlara yerleştirme gibi amaçlarla bu verileri toplamaktayız. Veri toplama yöntemi Verileri basılı formlar aracılığıyla, kimi zaman d a d o ğ r u d a n e l e k t r o n i k o r t a m d a k i formlar, telefon ve GSM vasıtasıyla toplamaktayız. Veri Kategorisi Diğer Veriler Açıklama Vakıf faaliyetlerimiz kapsamında toplanan diğer verilerdir. Kimden toplanır- Bu verileri; bağışçılarımızdan, çalışan adaylarımızdan, çalışanlarımızdan, hasta ve hasta yakınlarımızdan, iş bağlantılarımızdan ve müşterilerimizden toplamaktayız. İçerik İmza, sağlık bilgileri, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler, cihaz bilgileri ve erişim kayıtları, İSG uygunluk bilgileri, şikayet ve firma iletişim süreçlerinde toplanan verilerdir. Verinin toplanma amacı Çalışanlara ait veriler istihdam ve hizmet sözleşmesi kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla (maaş ödemesi vb.) alınmaktadır. Ayrıca, güvenliği sağlamak amacıyla bu verileri toplamaktayız. Hasta ve hasta yakınlarına ait veriler tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, geliştirilmesi ve sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetilmesi ve benzeri amaçlar kapsamında toplanmaktadır. Tedarikçi, alt yüklenici ve benzeri iş ilişkisi içerisinde bulunduğumuz kişilerin verilerini ticari gereklilik ve yükümlülüklerimiz ile varsa sözleşmelerdeki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için toplamaktayız. 7. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ 7.1. Kişisel Verileri İşleme İlkelerimiz Kişisel verileri aşağıda yer alan ilkeler uyarınca işlemekteyiz. 7.1.1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme Kişisel verileri dürüstlük kurallarına uygun, şeffaf yöntemlerle ve aydınlatma yükümlülüğümüz çerçevesinde işlemekteyiz. 7.1.2. Kişisel verilerin doğruluğunu ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama İşlenen verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak için veri işleme prosedürlerimizde gerekli tedbirleri almaktayız. İlgili kişiye de verilerini güncellemesi ve var ise işlenen verilerindeki hataları düzeltmesi için başvuruda bulunma olanağı sunmaktayız. 7.1.3. Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme Şentürk Çalık Vakfı olarak, kişisel verileri kapsamı ve içeriği açıkça belirlenmiş, mevzuat ve hayatın olağan akışı çerçevesindeki faaliyetlerimizi sürdürmek için belirlenen meşru amaçlarımız dâhilinde işlemekteyiz. 7.1.4. Kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması Kişisel verileri açık ve kesin olarak belirlediğimiz amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlemekteyiz. İlgili olmayan veya işlenmesine ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktayız. Bu nedenle, yasal gereklilik olmadığı sürece Verinin toplanmasının hukuki nedeni Söz konusu verilerin toplanmasının temel nedeni ilgili mevzuattaki yükümlülüklerdir. Ayrıca, ilgili kişilerle aramızdaki sözleşme ilişkisi nedeniyle de bu bilgileri toplamaktayız. Kimi zaman meşru menfaatlerimiz ve benimsediğimiz Vakıf ilkelerimiz gereğince örneğin; verilen hizmetin kalitesini arttırmak gibi amaçlarla bu verileri toplamaktayız. Veri toplama yöntemi Verileri basılı formlar aracılığıyla, kimi zaman da doğrudan elektronik ortamdaki formlar, telefon ve GSM vasıtasıyla toplamaktayız. özel nitelikte kişisel verileri işlememekte veya işlememiz gerektiğinde konuya ilişkin açık rıza almaktayız. 7.1.5. Kişisel verilerin kanuni düzenlemelerde öngörülen süreler veya meşru menfaatlerimizin gerektirdiği süre boyunca saklanması Mevzuattaki birçok düzenleme kişisel verilerin belirli bir süre saklanmasını zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle, işlediğimiz kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya kişisel verilerin işlenme amaçları için gerekli olan süre kadar saklamaktayız. Mevzuatta öngörülen saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri silmekte, yok etmekte veya anonim hale getirmekteyiz. Saklama sürelerine ilişkin ilke ve prosedürlerimiz işbu Politika’nın ilgili maddesinde detaylandırılmaktadır. 7.2. Kişisel veri işleme amaçlarımız Şentürk Çalık Vakfı olarak kişisel verileri aşağıda sayılan amaçlarla işlemekteyiz: - Vakıf faaliyetlerinin (bağış, gönüllülük, etkinlikler vb.) planlanması ve yönetilmesi, - Şentürk Çalık Eğitim Kültür Sosyal Yardım Vakfı İktisadi İşletmesi bünyesindeki e-ticaret hizmeti faaliyetlerin planlanması ve yönetilmesi, - Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi, - 5737 sayılı Vakıflar Kanunu, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu, 663 sayılı Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, Özel Hastaneler Yönetmeliği, Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Sağlanması Hakkında Yönetmelik ("Yönetmelik”), Sağlık Bakanlığı düzenlemeleri ve sair mevzuat hükümleri çerçevesindeki hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesini sağlama, - Ulusal ve uluslararası nitelikteki dayanışma ve farkındalık etkinliklerinin planlanması ve yürütülmesi, - İstihdam ihtiyaçlarının planlanması ve yönetilmesi, - Tedarikçiler ve diğer üçüncü kişiler ile olan ilişkilerin yürütülmesi, - Çalışanların ve hasta/hasta yakınlarının eğitimi, - Ziyaretçilerin ve konukların kayıtlarının oluşturulması ve yönetimi, - Tesislerin güvenliğinin sağlanması, - Mevzuata aykırı ve yetkisiz işlemlerin izlenmesi ve engellenmesi, - Risk yönetimi ve kalite geliştirme çalışmalarının planlanması ve yerine getirilmesi, - Hizmetlerimiz karşılığında faturalandırma yapılması, - Faaliyetlerimize ilişkin her türlü talep ve şikâyet sürecinin yönetilmesi, - Düzenleyici ve denetleyici kurumlarla, resmi mercilerin denetimleri doğrultusunda gerekli bilgilerin verilmesi, - Anlaşmalı olduğumuz özel ve resmi kurumlarla size sunulan sağlık hizmetlerine ilişkin finansal mutabakat sağlanması ve - Şentürk Çalık Vakfı’nın daha iyi hizmet verebilmesi için ziyaretçi, müşteri, konuk ve ilgili diğer üçüncü kişilerin memnuniyetinin ölçülmesi. Yukarıda sayılan amaçlar kapsamında gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, KVKK kapsamında öngörülen hukuka uygunluk nedenlerinden herhangi birini karşılamaması halinde, ilgili işleme sürecine yönelik olarak Şentürk Çalık Vakfı tarafından açık rızanız alınmaktadır. 7.3. Kişisel verilerin ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi 7.3.1. Kişisel verilerin açık rıza alınması yoluyla işlenmesi Mevzuat gereği, kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Açık rıza, kanunda "belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza” şeklinde tanımlanmıştır. İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması durumunda işbu Politika’da yer alan açıklamalar geçerlidir. 7.3.2. Kişisel verilerin işlenmesinde açık rızanın aranmadığı hukuka uygunluk nedenleri Aşağıda sayılan ve kanundan doğan hukuka uygunluk nedenlerinin varlığı hallerinde ise kişisel verileri açık rıza olmaksızın işleyebiliriz: - Kanunlarda açıkça öngörülmesi İlgili kişinin kişisel verileri, kanunlarda açıkça öngörüldüğü hallerde hukuka uygun olarak işlenebilecektir. - Fiilî imkansızlık sebebiyle ilgilinin açık rızasının alınamaması Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması durumunda kişisel veriler açık rıza olmaksızın işlenebilecektir. - Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde açık rıza alınmaksızın kişisel verilerin işlenmesi mümkündür. - Şentürk Çalık Vakfı’nın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması Şentürk Çalık Vakfı, veri sorumlusu olarak, bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için işlenmesi zorunlu olan kişisel verileri, ilgili kişinin rızası olmaksızın işleyebilecektir. - İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilen, bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan kişisel veriler açık rızanın varlığı aranmaksızın işlenebilecektir. - Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması durumunda kişisel veriler açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. - Şentürk Çalık Vakfı’nın meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şentürk Çalık Vakfı meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması durumunda da açık rıza şartı aranmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir. (Örneğin, hassas bilgiler barındıran sistem odalarının CCTV ekipmanlarıyla izlenmesi) 7.4. İnternet sitelerimizde yer alan çerezler üzerinden toplanan kişisel verilerin işlenmesi Şentürk Çalık Vakfı olarak aşağıdaki siteleri işletmekteyiz: - www.senturkcalikvakfi.org Çerezleri, internet sayfalarımızın işleyiş biçimini ve kullanımını geliştirmeye yönelik olarak kullanmakta ve internet sitemizde geçirdiğiniz vakti daha verimli ve keyifli hale getirmeye çalışmaktayız. Bunlara ek olarak, internet sitelerimizde yaptığınız tercihleri hatırlamaya yönelik bazı çerezlerden yararlanmakta ve bu sayede size geliştirilmiş ve kişiselleştirilmiş bir deneyim sağlamaktayız. İnternet sitelerimizde yer alan çerezler üzerinden kişisel verilerinizi toplayabilir, aktarabilir, saklayabilir ve başka şekillerde işleyebiliriz. Kişisel verilerinizin çerezler aracılığıyla toplanıp işlenmesini istemiyorsanız internet sitelerimizde yer alan çerezleri reddedebilirsiniz. Çerezleri reddetmeniz durumunda internet sitelerimizin gerektiği gibi çalışmayabileceğini ve mal ve hizmetlerin görüntülenmesi veya sunulmasında aksaklıklar meydana gelebileceğini hatırlatırız. İnternet sitelerimizde kullandığımız çerezlere ilişkin detaylı bilgi için ilgili sitelerde yayınlanmakta olan "Çerez Politikası”nı inceleyebilirsiniz. 7.5. Mobil uygulama üzerinden kişisel verilerin işlenmesi Mobil uygulamalar üzerinden hizmet sunabilmek için; - İsim, soy isim, - Telefon numarası, - E-posta, - Kablosuz ağ bilgileri ve - Konum bilgilerinizi toplayabilir ve işleyebiliriz. 7.6. Kablosuz ağa erişim kapsamında toplanan kişisel verilerin işlenmesi Vakıf ve Vakfa bağlı iktisadi işletmeler içinde kablosuz internet hizmeti verilmekte olup söz konusu hizmet kapsamında ilgili mevzuat gereği Şentürk Çalık Vakfı "İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcı” olarak tanımlanmaktadır. "Vakıf ve Vakfa bağlı iktisadi işletmeler içinde kablosuz ağa erişimler ….. firmasının …… cihazı aracılığıyla gerçekleştirilmekte olup söz konusu hizmetten faydalanmak isteyen kullanıcıların tanımlanması, IP adres bilgisi, kullanıma başlama ve bitirme zamanı, hedef IP bilgisi gibi erişim kayıtlarının elektronik ortamda sisteme kaydedilmesi İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcı’nın yükümlülükleri arasındadır. Bu kayıtlara ek olarak, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun ve ilgili mevzuat gereğince log bilgileri de saklanmaktadır.” 7.7. İnsan kaynakları ve istihdam amaçlarıyla toplanan kişisel verilerin işlenmesi Çalışan adayı olarak yapacağınız başvurular sürecinde bizlerle paylaştığınız kişisel verilerinizi iş başvurunuzun incelenmesi amacıyla işlemekte ve rızanızın bulunması halinde Şentürk Çalık Vakfı bünyesinde gelecekte açılacak pozisyonlarda değerlendirilmesi amacıyla gerekli süre boyunca saklamaktayız. Çalışan adayı olarak paylaştığınız kişisel verilerin işlenmesi işbu Politika’da belirtilen ilke ve kurallar uyarınca yürütülmektedir. Çalışan adaylarına ait kişisel veriler: - Çalışan adayının açık pozisyona uygunluğunu değerlendirmek, - Çalışan adayının vermiş olduğu bilgi ve belgelerin doğruluğunu teyit etmek veya çalışan adayı hakkında araştırma yapmak, - Başvurusu ile alakalı olarak çalışan adayı ile iletişime geçmek, - Hukuki yükümlülükleri veya yetkili kurum veya kuruluşların taleplerini karşılamak, - İnsan Kaynakları Politikamızı geliştirmek amaçlarıyla aşağıdaki araç ve yöntemlerle toplanabilmektedir: - Yazılı veya elektronik ortamda temin edilen başvuru formu, - Çalışan adaylarının Şentürk Çalık Vakfı’na e-posta, posta vb. yöntemlerle iletmiş oldukları öz geçmişler, - İstihdam veya danışmanlık şirketleri, - Üniversiteler, - Mülakat esnasında, - Çalışan adayı tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ve aras¸tırmalar, - İşe alım testleri. Çalışanlarımıza ait kişisel veriler, işbu Politika dışında Şentürk Çalık Vakfı İnsan Kaynakları ihtiyaçları çerçevesinde toplanmakta, işlenmekte ve saklanmaktadır. Çalışanlarımız kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin kurallarla alakalı olarak ayrıca bilgilendirilmektedir. 7.8. Vakıf’a bağlı iktisadi işletmeler tarafından işlenmekte olan verilerin Vakıf tarafından işlenmesi Vakıf’a bağlı iktisadi işletmelerin faaliyetlerinin Vakıf ilke ve hedeflerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla, Vakıf’a bağlı iktisadi işletmeler tarafından işlenmekte olan kişisel veriler Vakıf tarafından da mevzuatın belirlemiş olduğu sınırlar dahilinde işlenebilmektedir. Bu veri işlemeleri bakımından, tüzel kişiliğe sahip Vakıf veri sorumlusu konumunda olup Vakıf tarafından ilgili kişiye kişisel verinin toplama aşamasında bu hususa dair bilgilendirme yapılır. 7.9. Bağış ve gönüllülük faaliyetleri kapsamında kişisel verilerin işlenmesi Vakıf’ın kuruluş amacı çerçevesinde, ihtiyacı olanlara kan bağışı dahil her türlü yardımın yapılabilmesi amacıyla gerçekleştirdiğimiz bağış ve gönüllülük faaliyetleri sırasında bağışçılarımızın ve gönüllülerimizin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini işlemekteyiz. Bu anlamda üye kayıt formları vasıtasıyla bağışçılarımızın; - kan grubu ve ilgili diğer sağlık bilgileri ile - isim, soy isim, - doğum tarihi, - doğum yeri, - adresi, - telefon numarası, - cinsiyeti, - medeni hali, - eğitim durumu, - mesleği ve - imzası; Gönüllülerimizin ise; - isim, soy isim, - mezun olunan bölüm ve okul, - mesleği, - pozisyonu, - çalışma durumu, - çalıştığı yer adı, - ev ve iş adres ve telefonu, - referans bilgileri, - üye olunan kulüpler, - kredi kartı numarası ve - kredi kartı son kullanma tarihi bilgilerini toplamakta, hukuki yükümlülüklerimiz ve gelecekteki olası ihtiyaçların ivedilikle giderilebilmesi amacıyla saklamakta ve başka şekillerde işlemekteyiz. Ayrıca, özlük dosyalarının oluşturulması kapsamında çalışanlarımızdan edindiğimiz sağlık raporları vasıtasıyla temin ettiğimiz kan grubu bilgisini ve ilgili çalışanların iletişim bilgilerini de gelecekteki olası ihtiyaçların karşılanması amacıyla saklamakta ve kullanmaktayız. 7.9.1. Bağışa davet amacıyla sosyal medya platformlarında kişisel verilerin paylaşılması Hastalarımızın kan bağışı ve ilik ihtiyacının söz konusu olması halinde, söz konusu ihtiyacı mümkün olan en hızlı şekilde giderebilmek adına ilgili hastamızın; - İsim, soy isim, - Fotoğraf görüntüleri ve - Kan grubu bilgisini sosyal medya platformlarında yönettiğimiz hesaplar vasıtasıyla kamuoyu ile paylaşmaktayız. 7.10. Genel güvenliğin sağlanması kapsamında kişisel verilerin işlenmesi Şentürk Çalık Vakfı olarak başta çalışanlarımız ve bağışçılarımız olmak üzere ziyaretçi, refakatçi ve diğer üçüncü kişilerin verilerini genel güvenlik amaçlarıyla toplamakta, saklamakta ve kullanmaktayız. Bu kapsamda tesislerimizde bulunan kişilerin kamera görüntülerini CCTV sistemleri vasıtasıyla temin etmekte ve bu kayıtları ilgili mevzuatın öngördüğü süreler boyunca saklamaktayız. 7.11. Çağrı merkezi hizmetleri kapsamında kişisel verilerin işlenmesi Randevu kontrolü ve hasta memnuniyetini ölçme gibi amaçlarla ve çağrı merkezimiz aracılığıyla hastalarımıza ilişkin olarak aşağıdakilerle sınırlı olmamak üzere, - İsim, soy isim, - İlgili sağlık problemi ve - Tedavi hizmeti veya muayene talep edilen birim bilgilerini işlemekteyiz. 8. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI 8.1. Kişisel verilerin yurtiçine aktarımı Şentürk Çalık Vakfı olarak, kişisel verilerin aktarılması konusunda KVKK’da öngörülen düzenlemelere ve KVK Kurulu tarafından alınan kararlara uygun bir şekilde hareket etmekteyiz. Mevzuatta yer alan hukuka uygunluk nedenleri saklı kalmak kaydıyla, kişisel veriler ve özel nitelikli veriler ilgili kişinin açık rızası olmadan üçüncü kişilere aktarılmaz. 8.2. Kişisel verilerin yurtdışına aktarımı Kişisel veriler kural olarak ilgili kişinin açık rızası olmaksızın yurtdışına aktarılamaz. Ancak, işbu Politika’da yer alan hukuka uygunluk nedenlerinden birisinin varlığı halinde, yurtdışında bulunan üçüncü kişilerin: - KVK Kurulu’nun ilan ettiği yeterli korumanın olduğu ülkelerde bulunması veya - Yeterli korumanın olmadığı ülkelerde yer alması halinde Türkiye’de ve söz konusu yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve KVK Kurulu’nun izninin bulunması koşuluyla kişisel veriler açık rıza olmaksızın yurtdışına aktarılabilir. 8.3. Şentürk Çalık Vakfı tarafından kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişiler Kişisel veriler işbu Politika’da belirtilen kurallar kapsamında aşağıda listelenen kişi kategorilerine aktarılabilir: - Şentürk Çalık Vakfı iş ortakları, - Şentürk Çalık Vakfı tedarikçileri, - Şentürk Çalık Vakfı yetkilileri, - Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, - Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine. Kişi Kategorisi Açıklama Aktarım Amacı İş Ortağı Şentürk Çalık Vakfı’nın faaliyetleri kapsamında etkinlik düzenlemek, hizmet almak vb. amaçlarla iş ortaklığı kurduğu sigorta şirketleri ve uluslararası kuruluşlar (örneğin Avrupa Birliği) gibi tarafları ifade eder. İş ortaklığı kapsamında planlanan faaliyetin gerçekleştirilmesi amacıyla Tedarikçi Şentürk Çalık Vakfı’nın ihtiyaçları doğrultusunda ve talimatlarına uygun olarak sözleşme karşılığı Şentürk Çalık Vakfı’na hizmet sunan tarafları ifade eder. Tedarikçiden temin edilecek hizmetin yerine getirilmesi amacıyla Yetkili Vakıf ve Vakıf’a bağlı iktisadi işletmelerin yetkililerini ifade eder. Vakfın ve Vakıf’a bağlı iktisadi işletmelerin faaliyetlerinin planlanması ve yürütülmesi amaçlarıyla Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları İlgili yasal düzenlemeler kapsamında Şentürk Çalık Vakfı’ndan bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşlarını ifade eder. Söz konusu yasal düzenlemenin öngördüğü amaçlarla 8.4. Kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarılmasını sağlamak için aldığımız tedbirler 8.4.1. Teknik tedbirler Kişisel verileri korumak için, aşağıda sayılanlarla sınırlı olmamak üzere, çeşitli tedbirler almaktayız. Bu kapsamda; - Kişisel verilerin mevzuata uygun olarak işlenmesi ve saklanması için Şentürk Çalık Vakfı bünyesindeki teknik organizasyonu yapmakta, - Kişisel verilerinizin saklanacağı veri tabanlarının güvenliğini sağlamak için gerekli teknik alt yapıyı oluşturmakta, - Oluşturulan teknik alt yapının süreçlerini takip etmekte ve denetimlerini yapmakta, - Aldığımız teknik tedbirlerin ve denetim süreçlerinin raporlanmasına ilişkin prosedürleri belirlemekte, - Teknik tedbirleri periyodik olarak güncellemekte ve yenilemekte, - Riskli durumları yeniden inceleyerek gerekli teknolojik çözümleri üretmekte, - Virüs koruma sistemleri, güvenlik duvarı ve benzeri yazılımsal veya donanımsal güvenlik ürünleri kullanmakta ve teknolojik gelişmelere uygun güvenlik sistemleri kurmakta ve - Teknik konularda uzman çalışanlar istihdam etmekteyiz. 8.4.2. İdari tedbirler Kişisel verileri korumak için, aşağıda sayılanlarla sınırlı olmamak üzere, çeşitli tedbirler almaktayız. Bu kapsamda; - Vakıf ve Vakıf’a bağlı iktisadi işletmeler bünyesindeki çalışanlar da dahil olmak üzere kişisel verilere erişim politika ve prosedürleri oluşturmakta, - Çalışanlarımızı kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde korunması ve işlenmesine ilişkin bilgilendirmekte ve eğitmekte, Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri İlgili yasal düzenlemeler kapsamında Şentürk Çalık Vakfı’ndan bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişilerini ifade eder. Söz konusu yasal düzenlemenin öngördüğü amaçlarla - Çalışanlarımız ile yaptığımız sözleşmelerde ve/veya oluşturduğumuz politikalarda, çalışanlarımız tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi durumlarında alınacak tedbirleri kayıt altına almakta ve - Birlikte çalıştığımız veri işleyenler veya veri işleyenlerin ortaklarının kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerini denetlemekteyiz. 9. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI 9.1. Kişisel verilerin mevzuatta öngörülen süre veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanması Kişisel verileri mevzuatta öngörülen saklama süreleri saklı kalmak kaydıyla, kişisel verilerin işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve Şentürk Çalık Eğitim Kültür Sosyal Yardım Vakfı Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası kapsamında saklamaktayız. Kişisel verileri birden fazla amaç ile işlediğimiz hallerde, verinin işleme amaçlarının hepsinin ortadan kalkması veya ilgili kişinin talebi üzerine, verilerin silinmesine mevzuatta bir engel olmaması durumunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilerek saklanır. Yok etme, silme veya anonim hale getirme hususlarında mevzuat hükümleri ve KVK Kurulu kararlarına uyulur. 9.2. Kişisel verilerin saklanmasına ilişkin aldığımız tedbirler 9.2.1. Teknik Tedbirler - Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi için teknik alt yapılar ve bunlara ilişkin denetim mekanizmaları oluşturmakta, - Kişisel verilerin güvenli şekilde saklanması için gerekli tedbirleri almakta, - Teknik uzmanlığı olan çalışanlar istihdam etmekte, - Oluşabilecek risklere karşı iş sürekliliği ve acil durum planları oluşturup bunların uygulanmasına ilişkin sistemler geliştirmekte ve - Kişisel verilerin saklama alanlarına ilişkin teknolojik gelişmeler uyarınca güvenlik sistemleri kurmaktayız. 9.2.2. İdari Tedbirler - Kişisel verilerin saklanması ile ilgili teknik ve idari riskler hakkında çalışanlarımızı bilgilendirerek farkındalık yaratmakta ve - Kişisel verilerin saklanması için üçüncü kişilerle iş birliği yapılması durumunda kişisel verilerin aktarıldığı şirketler ile yapılan sözleşmelerde, aktarılan kişisel verilerin korunması ve güvenli bir şekilde saklanması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin hükümlere yer vermekteyiz. 11. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VEYA ANONİM HALE GETİRİLMESİ Kişisel veriler; - İşleme amaçlarımızın tamamen sona ermesi veya - İlgili kişinin talebi halinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Söz konusu silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemleri ilgili mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydıyla, Şentürk Çalık Eğitim Eğitim Kültür Sosyal Yardım Vakfı Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası kapsamında yapılır. Kişisel verileriniz, silinirken, yok edilirken veya anonim hale getirilirken işbu Politika’da yer alan güvenlik tedbirleri alınır. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi için yapılan işlemlere dair kayıtlar diğer kanun ve mevzuat hükümleri saklı kalmak üzere az 3 (üç) yıl boyunca saklanır. Şentürk Çalık Vakfı, aksi Kurul tarafından belirtilmediği sürece, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını seçer Kurul kararları ve ilgili mevzuat hükümleri saklı kalmak üzere Şentürk Çalık Vakfı, ilgili kişinin belirttiği yönteme göre kişisel verileri siler veya yok eder. 11. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ 11.1. Kişisel verilerin güvenliğine ilişkin yükümlülüklerimiz Şentürk Çalık Vakfı olarak; - Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, - Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve - Kişisel verilerin hukuka uygun olarak saklanmasını sağlamak için teknolojik olanaklar ve uygulama maliyetlerine göre idari ve teknik tedbirler almaktayız. 11.2. Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek için aldığımız tedbirler - Şentürk Çalık Vakfı içerisinde gerekli denetimleri yapmakta ve yaptırmakta, - Çalışanlarımızı kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi hakkında eğitmekte ve bilgilendirmekte, - Kişisel verilerin işlenmesi amacıyla üçüncü kişilerle iş birliği yapıldığı hallerde, kişisel verileri işleyen şirketler ile yapılan sözleşmelerde gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin hükümlere yer vermekte ve - Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak ifşa edilmesi veya veri sızıntısı olması halinde ilgili kişiye ve KVK Kurulu’na durumu bildirerek bu hususta mevzuat tarafından öngörülen incelemeleri yapmakta ve ilgili tedbirleri almaktayız. 11.3. Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek için alınan teknik ve idari tedbirler Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek için; - Teknik uzmanlığı olan çalışanlar istihdam etmekte, - Teknik tedbirleri periyodik olarak güncellemekte ve yenilemekte, - Şentürk Çalık Vakfı içerisinde erişim yetkilendirme prosedürleri oluşturmakta, - Aldığımız teknik tedbirlerin ve denetim süreçlerinin raporlanmasına ilişkin usulleri belirlemekte, - Şentürk Çalık Vakfı içerisinde kullanılmakta olan veri kayıt sistemlerini mevzuata uygun şekilde oluşturmakta ve periyodik olarak denetimlerini yapmakta, - Oluşabilecek risklere karşı acil yardım planları oluşturup bunların uygulanmasına ilişkin sistemler geliştirmekte, - Çalışanlarımızı kişisel verilere erişim, yetkilendirme hususlarında eğitmekte ve bilgilendirmekte, - Kişisel verilerin işlenmesi, saklanması gibi faaliyetler amacıyla üçüncü kişilerle iş birliği yapıldığı hallerde, kişisel verilere erişim sağlayan şirketler ile yapılan sözleşmelerde; kişisel verilere erişim sağlayan kişiler tarafından gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin hükümlere yer vermekte, - Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek üzere teknolojik gelişmeler dahilinde güvenlik sistemleri kurmaktayız. 11.4. Kişisel verilerin hukuka aykırı ifşası durumunda aldığımız tedbirler Kişisel verilerin hukuka aykırı ifşasının engellenmesine yönelik idari ve teknik tedbirler almakta ve ilgili prosedürlerimize uygun şekilde bunları güncellemekteyiz. Kişisel verilerin yetkisiz olarak ifşa edildiğini tespit etmemiz halinde bu durumu ilgili kişiye ve KVK Kurulu’na bildirmek için gerekli sistem ve alt yapıları oluşturmaktayız. Alınan tüm idari ve teknik tedbirlere rağmen hukuka aykırı bir ifşa gerçekleşmesi halinde, bu durum, KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde, KVK Kurulu’nun internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir. 12. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI Aydınlatma yükümlülüğümüz kapsamında ilgili kişiyi bilgilendirmekte ve bu bilgilendirmeye ilişkin gerekli sistem ve alt yapıları kurmaktayız. İlgili kişinin kişisel verilerine ilişkin haklarını kullanması için gerekli olan teknik ve idari düzenlemeleri yapmaktayız. İlgili kişi, kendisine ait kişisel veriler ile ilgili olarak aşağıda sayılan haklara sahiptir: - Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme, - Kişisel veriler işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, - Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, - Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, - Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme, - Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, - Yukarıda bahsedilen düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, - İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhe bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme ve - Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme. 12.1. Kişisel verilere ilişkin hakların kullanılması İlgili kişi, Kurul’un belirlediği diğer yöntemler saklı kalmak üzere, kişisel verilerinize ilişkin hak taleplerinizi, kimliğinizi doğrulayıcı belgeleri (nüfus c ü z d a n ı k o p y a s ı v s . ) b a ş v u r u n u z a e k l e m e k suretiyle info@senturkcalikvakfi.org kayıtlı elektronik posta adresimize elektronik posta veya Özgür Mah. Kadife Cad. No:20/A Yüreğir/ADANA adresine posta yoluyla iletebilirsiniz. İlgili kişi yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtmelidir. Talep konusunun başvuranın şahsı ile ilgili olması gerekmekle birlikte, başkası adına hareket ediliyor ise başvuruyu yapanın bu konuda özel olarak yetkili olması ve bu yetkinin belgelendirilmesi (özel vekâletname) gerekmektedir. Ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliği tevsik edici belgelerin eklenmesi gerekmektedir. Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır. 12.2. Başvurunun değerlendirilmesi 12.2.1. Başvurunun cevaplandırılma süresi Kişisel verilere ilişkin talepler, niteliğine göre en kısa sürede ve her koşulda en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak veya KVK Kurulu tarafından ücrete ilişkin yayınlanacak tarifedeki koşulların oluşması durumunda tarifedeki ücret karşılığında sonuçlandırılır. Başvuru sırasında veya başvuru değerlendirilirken ek bilgi ve belge talep edilmesi söz konusu olabilecektir. 12.2.2. Başvuruyu reddetme hakkımız Kişisel veriler ile ilgili başvurular, sayılanlarla sınırlı olmamak üzere, aşağıdaki hallerde reddedilebilir: - Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi, - - Kişisel verilerin, ilgili kişinin özel hayatının gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi, - İlgili kişi tarafından alenileştirilen kişisel verilerin işlenmesi, - Başvurunun haklı bir nedene dayanmaması, - Başvurunun ilgili mevzuata aykırı bir istek içermesi ve - Başvuru usulüne uyulmaması. 12.3. Başvurunun değerlendirilme usulü İşbu Politika’nın 12.2.1. maddesinde belirtilen cevaplandırma süresinin başlayabilmesi için başvuruların Şentürk Çalık Eğitim Kültür Sosyal Yardım Vakfı KVK Başvuru Formu aracılığıyla yazılı ve ıslak imzalı olarak elden teslim veya noter aracılığıyla gönderilme, elektronik imzalı olarak KEP üzerinden gönderilme ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinin kullanılması suretiyle yapılması gerekmektedir. Talep kabul edilir ise gerekli işlemler uygulanır ve başvuru sahibine yazılı veya elektronik ortamda bildirim yapılır. Talebin reddi halinde ise, gerekçesi açıklanarak yazılı veya elektronik ortamda başvuru sahibine bildirilir. 12.4. Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikayet hakkı Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hallerinde; başvuru sahibinin, cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 (otuz) gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 (altmış) gün içerisinde KVK Kurulu’na şikâyette bulunma hakkı bulunmaktadır. 13. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI İşbu Politika basılı kağıt ve elektronik olmak üzere iki farklı ortamda saklanır. Şentürk Çalık Vakfı internet sitelerinde dokümanların güncel versiyonu yer alır. Islak imzalı nüshalar ve kontrollü kopyalar Hukuk Müşavirliği’nde saklanır ve gerektiğinde Bölüm Yöneticisi’nin yazılı onayı ile Hukuk Müşavirliğince imha edilir. 14. GÜNCELLEME SIKLIĞI İşbu Politika herhangi bir bildirimde bulunmaksızın, yılda en az bir kez gözden geçirilir ve ihtiyaç halinde güncellenir. Bu nedenle, belirli aralıklarla işbu Politika’yı gözden geçirmeniz tavsiye edilmektedir. 15. YÜRÜRLÜLÜK İşbu Politika Vakıf internet sitelerinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. 16. YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, işbu Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları Şentürk Çalık Vakfı Yönetim Kurulu yazılı onayı ile Hukuk Müşavirliği ve Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından iptal edilerek (iptal yazılarak) imzalanır ve 5 yıl süre ile Hukuk Müşavirliği Koordinatörlüğü tarafından saklanır.